10 truques para seres mais produtivo no trabalho
Quando pensamos em “produtividade”, todos (ou quase todos) associamos a alguém que é eficiente e rápido a produzir o que quer que seja. E essa é uma qualidade muito importante para qualquer profissional.
Contudo, não é fácil ser-se sempre produtivo. Ou são as notificações do Instagram, ou é aquele mensagem no grupo que tens mesmo de ler… Ou simplesmente perdes o foco e vais procrastinando.
Independentemente do motivo, aumentar a produtividade é algo gradual e que se vai construindo. Espreita as nossas dicas para conseguires fazer mais com menos.
- Evita o “multitasking”.
Apesar de existir aquela ideia de que fazer várias coisas ao mesmo tempo é sinónimo de maior produtividade, a realidade não é bem essa. É mais fácil perder o foco e cometer mais erros. O ideal é mesmo fazeres e dedicares-te a uma tarefa de cada vez.
- Tem “to do lists” realistas
É provável que tenhas itens só por ter, ou aquele tipo de deveres que já sabes que vais fazer de qualquer das formas. Dá um double check e certifica-te que as tuas tarefas são mesmo prioritárias.
- Vai gerindo as tuas tarefas
Tem sempre à mão um bloco de notas, post-its, alarmes do email/telemóvel e utiliza softwares de project management, como Asana, Evernote e Microsoft To Do. Um bom truque: para coisas mais rápidas e urgentes, recorre ao clássico bloco de notas. Para outro tipo de obrigações mais regulares e constantes, nada como usar os softwares que mencionámos acima.
- Define o propósito daquilo que estás a fazer
A partir do momento em que defines o motivo de estares a fazer algo, tudo o resto vem por acréscimo, incluindo a produtividade. Pergunta-te se aquilo que estás a fazer é mesmo significativo para ti. Muito importante: sê verdadeiramente honesto contigo mesmo.
- Comunica com a tua equipa
Não é novidade para ninguém que trabalhar em equipa é uma ótima maneira de aumentar a produtividade. Quando queremos resolver um problema sozinhos é muito fácil sentirmo-nos presos num círculo e acabamos a sentir-nos frustrados. Por isso, é importante pedir ajuda, delegar tarefas e responder a dúvidas para que todos na equipa poupem tempo e energia.
- Repensa alguns hábitos (sim, estamos essencialmente a falar do telemóvel…)
Para controlares o tempo que passas a “checkar” as redes sociais, as notícias, o tempo, temos algumas sugestões para ti. Desativa as notificações e define limites para as aplicações onde passas mais tempo. Outra coisa que podes fazer: pergunta-te por que motivo estás a pegar no telemóvel em vez de te focares no trabalho? Estás aborrecido? Precisas de ajuda? É importante refletir nesse porquê. Uma outra solução: se não tens de usar o telemóvel num contexto profissional, experimenta guardá-lo longe de ti (dentro da mala, de uma gaveta…)
- Estabelece objetivos
É muito importante termos metas pessoais e profissionais, até mesmo para nos sentirmos mais motivados e para nos desafiarmos regularmente. Já todos ouvimos falar do acrónimo SMART, que nos diz como é que os objetivos devem ser:
S… Specific.
M… Measurable.
A… Attainable.
R… Relevant.
T… Time-based.
- Vai fazendo algumas pausas
Por vezes é bom sairmos da secretária e darmos umas pequenas caminhadas. Afinal de contas, a prática de exercício físico (nem que seja uma mini caminhada de 5 minutos!) contribui para aumentar a produtividade. Para além disso, estes intervalos fazem com que não te sintas tão aborrecido e ajudam a fazer um “refresh” à mente.
- Cuida de ti
Uma alimentação saudável, prática de exercício físico e uma boa rotina de sono são os três pilares que não podes descurar. Todos sabemos que, principalmente depois de uma noite mal dormida, é muito difícil estarmos concentrados e focados no dia a seguir. Por isso tenta levar um estilo de vida o mais saudável possível.
- Aceita que é ok procrastinar de vez em quando.
Vão existir dias em que nos sentimos mais preguiçosos, desconcentrados, pouco inspirados… E não tens de te sentir mal com isso, é normal. Não somos máquinas nem robots. Nesses momentos, abranda, tenta relaxar e tudo vai voltar ao normal.